Privacy Policy

abrdn is committed to protecting your personal data.

Our Privacy Policy contains important information about what personal details we collect; what we do with that information; who we may share it with and why; and your choices and rights when it comes to the personal data you have given us.

We may need to make changes to our Privacy Policy; so please check our website for updates from time to time. If there are important changes to how we handle your personal data ; we may contact you to let you know.

If there is any inconsistency between the English version of our Privacy Policy and the Malaysian translation, the English version will take precedence.

Our Cookie Policy forms part of our Privacy Policy. When you browse our websites we use cookies to store information about how you use these websites in order to improve the quality of service provided to you. To understand what type of cookies we use and how these work when you use our websites you can access our Cookie Policy on our website - https://www.abrdn.com/corporate/cookie-policy.

Who we are

We are abrdn Malaysia Sdn Bhd, Company No. 200501013266 (690313-D), one of the legal trading companies that manage the products and services offered by abrdn to its customers and clients.

abrdn is one of the world’s largest investment companies focused on developing innovative products and services to meet the evolving needs of investors and savers.

This Privacy Policy applies to clients and customers of abrdn Malaysia Sdn Bhd, Company No. 200501013266 (690313-D)

How to contact us

If you have any questions about our Privacy Policy or the information we collect or use about you, please contact us:

APAC Data Privacy Office
abrdn Malaysia Sdn Bhd, Company No. 200501013266 (690313-D)
Suite 26.3, Level 26, Menara IMC
Letter Box No. 66
No. 8, Jalan Sultan Ismail
50250 Kuala Lumpur

APAC.DPOffice@abrdn.com

Telephone Number: 603-20533800

Personal Data we collect and use

Personal Data about you that we collect and use includes:

• Information about who you are e.g. your name, national identity card number, date of birth and contact details such as contact number, postal and email address
• Information connected to your product or service with us e.g. your bank account details
• Information about your contact with us e.g. meetings, phone calls, emails / letters
• Information that is automatically collected e.g. via cookies when you visit one of our websites
• Information if you visit one of our offices e.g. visual images collected via closed circuit television (CCTV)
• Information classified as ‘sensitive’ personal data e.g. relating to your health

Where we collect and use sensitive personal data, this sensitive personal data will only be collected and used where it is needed to provide the product or service you have requested or to comply with our legal obligations, and where we have also obtained your explicit consent to process such sensitive personal data.

Where we collect your personal data

We may collect your personal data directly from you, from a variety of sources, including:

• An application form for a product or service
• Phone conversations with us
• Emails or letters you send to us
• Meetings with one of our business development or relationship managers
• Registering for one of our events
• Participating in research surveys to help us understand you better and improve our products and services
• Attachments you open with newsletters that are sent to you electronically
• Entering competitions e.g. to win tickets to a sporting event which we sponsor
• Our online services such as websites, social media and mobile device applications (‘Apps’)We may also collect personal data about you from places such as business directories and other commercially or publicly available sources e.g. to check or improve the information we hold (like your address) or to give better contact information if we are unable to contact you directly.
• If you have a financial adviser, the information we collect and use will most likely have been provided by them on your behalf.

Why we collect and use your your personal data

We take your privacy seriously and we will only ever collect and use personal data which is personal to you where it is necessary, fair and lawful to do so. We will collect and use your personal data only if we are able to satisfy one of the lawful processing conditions set out in the data protection laws. This will be the case where:

• it’s necessary to provide the product or service you have requested e.g. if you wish to invest in one of our funds or products we will require some personal information which may include your name, address, date of birth, and bank account details
• it’s necessary for us to meet our legal or regulatory obligations e.g. to send you Annual Statements, tell you about changes to Terms and Conditions or for the detection and prevention of fraud
• you have given us your permission (consent) to use your personal data in this way. For example, if we are collecting and using your sensitive personal data or for certain types of direct marketing

Where it is obligatory for you to provide your personal data in order to receive our services, you will be informed. If you do not provide this personal data, we will not be able to provide the services.

We sometimes use systems to make automated decisions based on personal data we have - or are allowed to collect and use from others – about you. These automated decisions can affect the products, services or features we offer you now or in the future. We use automated decisions in the following ways:

• Tailoring products and services e.g. placing you in groups with similar customers to make decisions about the products and services we may offer you to help meet your needs
• When designing and enhancing our online services to help meet your requirements for ongoing guidance and support

Who we share your personal data with and why.

We may share your personal data internally, and with third parties for the reasons outlined in ‘Why we collect and use your personal data’.

We will share your personal data with:

• Credit reference agencies for the purposes of conducting a credit check and ID verification
• Your adviser, trustee, business associate, professional advisor where this is required as part of the product or service you have agreed with us
• Companies we have chosen to support us in the delivery of the products and services we offer to you and other customers. For example, research, consultancy or technology companies who help us improve our service to you
• Companies who can help us in our contact with you, for example an internet service provider
• Our regulators; including the Personal Data Protection Department in Malaysia, Securities Commission of Malaysia and other relevant regulators
• Law enforcement and other appointed agencies who support us (or where they request the personal data) in the prevention and detection of crime; and Inland Revenue Board of Malaysia for the purposes of tax reporting where necessary.

Where your personal data is processed

The majority of your personal data is processed in Malaysia.

However, some of your personal data may be processed by us or the third parties we work with outside of Malaysia, including countries such as the United States, Hong Kong, Singapore, and India.

Where your personal data is being processed outside of Malaysia, we take additional steps to ensure that your personal data is protected to at least an equivalent level as would be applied by Malaysian data privacy laws e.g. we will put in place legal agreements with our third party suppliers and regularly check to ensure they meet these obligations.

How we protect your personal data

We take information and system security very seriously and we strive to comply with our obligations at all times. Any personal data which is collected, recorded or used in any way, whether on paper, online or any other media, will have appropriate safeguards applied in line with our data privacy obligations.

Your personal data is protected by controls designed to minimise loss or damage through accident, negligence or deliberate actions. Our employees also protect sensitive or confidential information when storing or transmitting personal data electronically and must undertake annual training on this.

Our security controls are aligned to industry standards and good practice; providing a control environment that effectively manages risks to the confidentiality, integrity and availability of your personal data.

How long we keep your personal data

To provide your product or investment, and meet our legal and regulatory obligations, we keep your personal data and copies of records we create (e.g. calls with us) while you are a client or customer of ours.

Even when you no longer have a relationship with us, we are required to keep personal data for different legal and regulatory reasons. The length of time will vary and we regularly review our retention periods to make sure they comply with all laws and regulations.

Your rights

You have a number of rights under data protection laws which may be exercised in certain circumstances. These are:

• the right to be informed about how and why we are processing your personal data
• the right of access to personal data relating to you
• the right to correct your personal data
• the right to prevent processing likely to cause damage or distress
• the right to prevent processing of your personal data for the purposes of direct marketing

For more information on your rights and how to exercise them please contact us (see ‘How to contact us’ section).

How to make a complaint

We will always strive to collect, use and safeguard your personal data in line with data protection laws. If you do not believe we have handled your personal data as set out in our Privacy Policy, please let us know immediately (see ‘How to contact us’ section) and we will do our utmost to make things right.

While we hope that we can resolve any complaints for you, you do have the option complain to your local data privacy authority. For Malaysia, this will be the Personal Data Protection Commissioner (PDPC). This is available to you whether or not you have exhausted our complaints procedure.

The PDPC can be contacted at the following address:

Aras 6, Kompleks Kementerian Komunikasi dan Multimedia,
Lot 4G9, Persiaran Perdana, Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62100 Putrajaya, Malaysia.

Tel : 03-8911 5000
Fax : 03-8911 7959
E-mail : aduan@pdp.gov.my

abrdn adalah komited untuk melindungi data peribadi anda.

Polisi Perlindungan Data Peribadi kami mengandungi maklumat penting mengenai data peribadi yang kami kumpul, tujuan, pihak yang akan kami kongsikan data tersebut serta tujuannya, serta pilihan dan hak anda berkaitan data peribadi yang telah anda serahkan kepada kami.

Kami mungkin akan membuat perubahan kepada Polisi Perlindungan Data Peribadi kami; oleh itu kami meminta anda untuk melayari laman sesawang kami dari semasa ke semasa. Jika terdapat perubahan yang ketara akan tatacara kami mengendalikan data peribadi anda; maka kami akan menghubungi anda untuk pemberitahuan.

Sekiranya terdapat percanggahan tentang Polisi Perlindungan Data Peribadi kami di antara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu, versi dalam Bahasa Inggeris adalah perlu untuk diterima pakai.

Polisi cookie kami adalah sebahagian daripada daripada Polisi Perlindungan Data Peribadi kami. Apabila anda melayari laman web kami, kami menggunakan cookie untuk menyimpan data berkenaan bagaimana anda menggunakan laman web tersebut, dengan tujuan untuk kami memperbaiki kualiti servis yang disediakan kepada anda. Untuk memahami jenis cookie yang kami gunakan serta bagaimana ia berfungsi apabila anda melayari laman web kami, sila rujuk kepada Polisi Cookie di laman web kami - www.abrdn.com/corporate/cookie-policy.

Siapakah kami

Kami adalah abrdn Malaysia Sdn Bhd (dikenali sebagai Aberdeen Standard Investments (Malaysia) Sdn Bhd), No. Syarikat 200501013266 (690313-D), salah satu syarikat pengurus dana berlesen yang mengendalikan produk dan servis yang ditawarkan oleh abrdn kepada pelangan-pelanggannya.

abrdn adalah salah satu syarikat pelaburan terbesar di dunia, yang fokus terhadap membangunkan produk inovatif dan servis untuk memenuhi kehendak pelanggan yang semakin berkembang. Polisi Perlindungan Data Peribadi kami adalah terpakai terhadap semua pelanggan abrdn Malaysia Sdn Bhd (dikenali sebagai Aberdeen Standard Investments (Malaysia) Sdn Bhd), No. Syarikat 200501013266 (690313-D).

Bagaimana untuk menghubungi kami

Jika anda terdapat sebarang persoalan mengenai Polisi Perlindungan Data Peribadi kami atau tujuan kami mendapatkan data peribadi anda, sila hubungi kami seperti di bawah:

Pegawai Perlindungan Data Peribadi abrdn Malaysia Sdn Bhd (dikenali sebagai Aberdeen Standard Investments (Malaysia) Sdn Bhd), No. Syarikat 200501013266 (690313-D)
Suite 26.3, Level 26, Menara IMC
Letter Box No. 66
No. 8, Jalan Sultan Ismail
50250 Kuala Lumpur

APAC.DPOffice@abrdn.com

Nombor telefon: 603-20533800

Kegunaan Data Peribadi yang diperolehi

Antara kegunaan Data Peribadi anda yang kami perolehi, termasuklah:

• Maklumat mengenai siapa diri anda, contohnya nama, nombor kad pengenalan, tarikh lahir, nombor telefon, alamat rumah serta alamat e-mel
• Maklumat berkaitan produk atau servis kami, seperti data akaun bank
• Maklumat berkenaan cara anda menghubungi kami, contohnya panggilan telefon, e-mel/ surat
• Maklumat yang perolehi secara automatik, seperti penggunaan cookie apabila anda melayari laman web kami
• Maklumat yang kami perolehi apabila anda melawat pejabat kami, seperti imej anda kami melalui siaran televisyen litar tertutup (CCTV)
• Maklumat peribadi yang boleh diklasifikasikan sebagai ‘sensitif’, seperti maklumat kesihatan anda

Di mana maklumat sensitif yang kami perolehi dan gunakan, maklumat ini hanya akan dikumpulkan and digunakan jika terdapat keperluan untuk menyediakan produk atau servis yang diminta, atau untuk memenuhi kepatuhan kepada kewajipan undang-undang, dan juga di mana kami telah perolehi persetujuan eksplisit dari anda untuk tujuan pemprosesan.

Cara-cara pengumpulan data

Terdapat pelbagai kaedah pengumpulan data, di antaranya melalui:

• Borang permohonan bagi mendapatkan produk atau servis
• Perbualan telefon dengan kami
• E-mel atau surat-menyurat kepada kami
• Mesyuarat dengan staf kami
• Pendaftaran untuk salah satu acara anjuran kami
• Penyertaan anda dalam kaji selidik untuk membantu kami memahami anda dengan lebih baik serta memperbaiki produk dan servis kami
• Lampiran yang akan buka bersama “newsletter” yang dihantar kepada anda secara elektronik
• Penyertaan dalam pertandingan, contohnya untuk memenangi tiket untuk menyaksikan acara sukan tajaan kami
• Perkhidmatan dalam talian kami seperti laman web, media sosial dan applikasi telefon pintar (“Apps”). Data peribadi juga boleh diperolehi melalui direktori perniagaan dan lain-lain sumber awam yang boleh didapati, contohnya untuk mengemaskini atau menambahbaik data peribadi yang telah dikumpul (seperti alamat rumah) atau untuk memperoleh data untuk dihubungi yang lebih tepat sekiranya kami tidak dapat menghubungi anda secara terus.

Jika anda mempunyai penasihat kewangan, terdapat kemungkinan kami akan memperoleh dan menggunakan data peribadi anda melalui penasihat kewangan tersebut.

Kenapa kami mengumpul dan menggunakan data peribadi anda

Kami mengambil pendekatan yang serius dalam menguruskan data peribadi anda, dan kami akan hanya mengumpul dan menggunakan data peribadi anda apabila perlu, adil dan secara sah mengikut undang-undang. Kami hanya akan mengumpul dan menggunakan data peribadi tersebut untuk memenuhi salah satu keperluan proses undang-undang seperti yang dinyatakan di dalam akta perlindungan data, termasuklah:

• keperluan untuk menyatakan produk atau servis yang diminta, contohnya jika anda berhasrat untuk melabur di dalam dana atau produk kami, kami akan mendapatkan beberapa data peribadi, termasuklah, nama, alamat, tarikh lahir, dan bank akaun
• keperluan kepada kami untuk memenuhi keperluan undang-undang, contohnya untuk menghantar Penyata Tahunan kepada anda, dan menyatakan apa-apa perubahan kepada Terma dan Syarat, atau untuk mengesan dan mencegah sebarang penipuan
• anda telah memberikan persetujuan untuk penggunaan data perbadi. Contohnya, sensitif data yang dikumpulkan itu kami gunakan untuk tujuan pemasaran secara langsung

Di mana merupakan kewajipan kepada anda untuk memberikan data peribadi anda bagi mendapatkan servis kami, maka anda akan dimaklumkan. Sekiranya anda tidak memberikan data peribadi tersebut, maka kami tidak akan dapat menyediakan perkhidmatan kepada anda.

Terdapat situasi di mana kami mungkin akan menggunakan sistem untuk membuat keputusan secara automatik berdasarkan data yang kami perolehi – atau kami dibenarkan untuk mengumpul dan menggunakan data tersebut dari pihak lain. Keputusan secara automatik ini akan memberi kesan terhadap produk, servis atau ciri-ciri yang kami tawarkan pada masa sekarang, atau di masa hadapan. Kami menggunakan keputusan secara automatik dalam keadaan yang berikut:

• Untuk menyesuaikan produk dan servis, seperti meletakkan anda di dalam kumpulan atau kategori yang sama dengan pelanggan yang mempunyai ciri-ciri yang sama dalam membuat keputusan berkenaan produk atau servis yang kami tawarkan
• Untuk merancang dan meningkatkan servis dalam talian untuk memenuhi keperluan anda bagimendapatkan nasihat dan sokongan kami secara berterusan

Kepada siapa kami berkongsi data peribadi anda dan kenapa

Kami mungkin akan berkongsi data peribadi anda secara dalaman, dan juga pihak ketiga atas sebab-sebab yang telah digariskan di dalam ’Kenapa kami mengumpul dan menggunakan data peribadi anda’.

Kami akan berkongsi data peribadi anda kepada:

• Agensi rujukan kredit bagi tujuan pemeriksaan kredit dan pengesahan kad pengenalan
• Penasihat, pemegang amanah, rakan perniagaan, penasihat profesional anda, di mana ia menjadi sebahagian daripada keperluan untuk mendapatkan produk dan servis yang telah persetujui
• Syarikat yang telah kami pilih untuk memberi sokongan untuk menyediakan produk dan servis yang kami tawarkan kepada pelanggan. Contohnya, penyelidikan, perundingan atau syarikat teknologi yang dapat membantu kami untuk memperbaiki mutu servis kami
• Syarikat yang dapat membantu kami untuk berhubung dengan anda, seperti syarikat perkhidmatan internet
• Penguatkuasa, termasuklah Jabatan Perlindungan Data Peribadi di Malaysia, Suruhanjaya Sekuriti Malaysia dan lain-lain penguatkuasa yang berkaitan
• Penguatkuasaan undang-undang dan lain-lain agensi yang dilantik untuk memberi sokongan kepada kami (atau atas permintaan untuk mendapatkan data peribadi) bagi mengesan dan mencegah jenayah; dan Lembaga Hasik Dalam Negeri bagi tujuan laporan cukai, jika berkenaan.

Di manakah data peribadi anda diproses

Sebahagian besar data peribadi adalah diproses di Malaysia.

Walaubagaimanapun, sebahagian dari data peribadi anda akan diproses oleh pihak ketiga yang terletak di luar Malaysia, iaitu di negara-negara seperti Amerika Syarikat, Hong Kong, Singapura dan India.

Di mana data peribadi anda diproses di luar Malaysia, kami akan mengambil langkah-langkah tambahan untuk memastikan data peribadi anda adalah dilindungi, sekurang-kurangnya menyamai undang-undang data peribadi yang berkuatkuasa di Malaysia, contohnya perjanjian yang telah ditandatangani bersama pihak ketiga tersebut dan membuat pemeriksaan dari semasa ke semasa untuk memastikan mereka mematuhi akta yang berkenaan.

Bagaimana kami melindungi data peribadi anda

Kami mengambil serius maklumat dan sistem sekuriti kami dan sentiasa berusaha untuk mematuhi keperluan undang-undang pada setiap masa. Setiap data peribadi yang dikumpul, dirakam atau digunakan melalui pelbagai cara, samada di atas kertas, secara talian atau lain-lain media, akan dilindungi menurut polisi data peribadi kami.

Data peribadi anda adalah dilindungi melalui sistem kawalan yang direka untuk meminimakan kerugian atau kemusnahan akibat kemalangan, kecuaian atau perbuatan yang disengajakan. Staf kami juga mengambil berat tentang sensitiviti perlindungan atau kerahsiaan maklumat apabila menyimpan atau membuat penghantaran data peribadi secara eletronik. Kami juga mewajibkan staf kami untuk menjalani latihan tahunan berkenaan perkara tersebut.

Kawalan sekuriti kami juga baik serta menepati standard industri; dengan menyediakan persekitaran kawalan yang berkesan dalam menguruskan risiko kerahsiaan, integriti dan kedapatan data peribadi anda.

Bagaimana kami melindungi data peribadi anda

Kami mengambil serius maklumat dan sistem sekuriti kami dan sentiasa berusaha untuk mematuhi keperluan undang-undang pada setiap masa. Setiap data peribadi yang dikumpul, dirakam atau digunakan melalui pelbagai cara, samada di atas kertas, secara talian atau lain-lain media, akan dilindungi menurut polisi data peribadi kami.

Data peribadi anda adalah dilindungi melalui sistem kawalan yang direka untuk meminimakan kerugian atau kemusnahan akibat kemalangan, kecuaian atau perbuatan yang disengajakan. Staf kami juga mengambil berat tentang sensitiviti perlindungan atau kerahsiaan maklumat apabila menyimpan atau membuat penghantaran data peribadi secara eletronik. Kami juga mewajibkan staf kami untuk menjalani latihan tahunan berkenaan perkara tersebut.

Kawalan sekuriti kami juga baik serta menepati standard industri; dengan menyediakan persekitaran kawalan yang berkesan dalam menguruskan risiko kerahsiaan, integriti dan kedapatan data peribadi anda.

Tempoh penyimpanan data peribadi anda

Dalam menyediakan produk atau pelaburan, dan juga untuk memenuhi kepatuhan undang-undang, kami akan menyimpan data peribadi dan salinan rekod yang telah kami buat (contohnya panggilan telefon) sepanjang tempoh anda sebagai pelanggan kami.

Apabila anda tidak lagi menjadi pelanggan kami, kami akan masih menyimpan data peribadi anda atas keperluan undang-undang. Tempoh peyimpanan tersebut adalah mengikut keperluan undang-undang semasa.

Hak anda

Anda mempunya hak di bawah undang-undang kerahsiaan data di bawah keadaan yang tertentu, seperti:

• hak untuk diberitahu berkenaan bagaimana dan kenapa kami memproses data peribadi anda
• hak akses kepada data peribadi anda
• hak untuk memperbetulkan data peribadi
• hak untuk menghalang pemprosesan jika ia boleh menyebabkan kerosakan atau kesukaran
• hak untuk menghalang pemprosesan data peribadi anda bagi tujuan pemasaran langsung

Untuk maklumat lebih lanjut tentang hak anda dan bagaimana untuk menuntut hak anda, sila hubungi kami (sila rujuk kepada seksyen ‘Bagaimana untuk hubungi kami’)

Bagaimana untuk membuat aduan

Kami sentiasa berusaha untuk mengumpul, mengunakan dan melindungi data peribadi anda mengikut undang-undang perlindungan data. Jika terdapat sebarang pertanyaan, sila hubungi kami (sila rujuk kepada seksyen ‘Bagaimana untuk hubungi kami’) dan kami akan mengambil tindakan segera untuk penambaikan (jika ada).

Sementara kami dalam proses untuk menyelesaikan aduan anda, anda mempunyai pilihan untuk membuat aduan kepada pihak yang berwajib ke atas data privasi. Di Malaysia, anda boleh menghubungi Jabatan Perlindungan Data Peribadi (JPDP). Pilihan ini adalah terbuka untuk anda, samada anda memahami prosidur aduan kami atau tidak.

JPDP boleh dihubungi di alamat seperti di bawah:

Aras 6, Kompleks Kementerian Komunikasi dan Multimedia,
Lot 4G9, Persiaran Perdana,
Presint 4 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62100 Putrajaya, Malaysia.
Tel : 03-8911 5000
Fax : 03-8911 7959
E-mail : aduan@pdp.gov.my